Perusahaan PT. Gudang Garam,Tbk.

Management By Exception ( MBE )

MBE atau prinsip pengecualian, dengan titik perhatian pada pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan karyawan atau manajemen tingkat rendah untuk membuat variasinya. Ini digunakan untuk operasi-operasi yang bersifat otomatis dan rutin.

Manajemen oleh Exception merupakan kebijakan "dimana manajemen mencurahkan banyak waktu untuk menyelidiki hanya situasi di mana hasil aktual berbeda secara signifikan dari hasil yang direncanakan. Ide dasarnya adalah manajemen yang harus menghabiskan waktu yang berharga yang berkonsentrasi pada item yang lebih penting (seperti membentuk perusahaan Perhatian masa depan tentu saja strategis). yang diberikan hanya kepada penyimpangan bahan memerlukan penyelidikan. " [1]

Hal ini tidak sepenuhnya identik dengan konsep manajemen pengecualian dalam bahwa ia menjelaskan kebijakan mana fokus mutlak pada manajemen pengecualian, berbeda dengan penerapan manajemen pengecualian moderat.

Dalam Manajemen Proyek, Manajemen implikasi oleh Eksepsi adalah bahwa papan proyek harus memenuhi ketika keputusan-keputusan kunci tentang proyek harus diambil, dan tidak pada interval teratur. Manajer proyek harus menghasilkan Laporan Pengecualian untuk memanggil dewan untuk pertemuan tersebut [2].

Jenis manajemen dapat menjadi kuat jika diperlukan untuk memproses banyak data untuk membuat keputusan manajerial. Masalah dengan kebijakan ini adalah bahwa hal itu dapat mengakibatkan perilaku rabun. Perilaku ini menunjukkan bahwa manajemen yang lebih rendah pergeseran tujuan dari menjalankan bisnis yang sukses dalam lingkungan dunia nyata, untuk makan auditor terpusat dan manajer dengan data keuangan yang akan diinterpretasikan sebagai dalam. Dalam situasi ini, seorang manajer perusahaan mungkin menjual aset seperti peralatan (penting untuk produktivitas jangka panjang) untuk memanipulasi rasio akuntansi yang digunakan dalam menentukan pengecualian. Dengan demikian, manajemen yang lebih rendah dalam beberapa kasus dapat menghindar yang ditandai sebagai pengecualian, sehingga merugikan jangka panjang pabrik mereka mengelola.

B.     Pengertian Pengawasan

Pada dasarnya rencana dan pelaksanaan merupakan satu kesatuan tindakan, walaupun hal ini jarang terjadi. Pengawasan diperlukan untuk melihat sejauh mana hasil tercapai dan bertujuan menurut konsep sistem adalah mempertahankan hasil atau output yang sesuai syarat-syarat sistem.

Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

Tidak jauh berbeda dengan yang diutarakan oleh pakar diatas, Murdick mendefinisikan pengawasan yaitu proses dasar yang secara esensial teta diperlukan bagaimanapun rumit dan luasnya suatu organisasi yang terdiri dari tiga tahap 1) menetapkan standar pelaksanaan, 2) pengukuran pelaksanaan pekerjaan dibandingkan dengan standar, dan 3) menemntukan kesenjangan antara pelaksanaan dengan standard an rencana.

C.     Bentuk Bentuk Pengawasan

1.       Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.

2.      Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

3.       Cuncarent ( Concurent Controll ),

Yaitu pengawasn “ Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan

D.    Tahap Proses Pengawasan

1. Tahap Penetapan Standar

Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :

a.      standar phisik.

b.      standar moneter

c.       c. standar waktu

2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat

3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.

4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan

Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.

5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, maka perlu adanya perbaikan dalam pelaksanaan.

E.     Perancangan Proses Pengawasan

William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dilakukan lima jenis pendekatan antara lain :

1.        Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.

2.          Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan

a.      Pengukuran input

b.      Hasil pada tahap awal

c.       Gejala yang dihadapi

d.      Kondisi perubahan yang diasumsikan

3.          Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yg dihadapi.

4.          Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar.

5.          Menilan informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu tindakan diganti.

F.     Management Information Sytem ( MIS )

Ini memainkan peranan penting dalam pengawasan dan perencanaan yang efektif. Pengertian MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membuat proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.

Tahap Perancangan dari MIS yaitu :

1.       Survei pendahuluan dan perumusan masalah

2.      Desain Konsepsual

3.      Desain Terperinci

4.      Implementasi akhir

Agar MIS berjalan efektif maka harus memenuhi lima kriteria, yaitu :

a.      Mengikutsertakan pemakai dalam tim perancanngan

b.      Mempertimbangkan secara hati hati biaya system

c.       Memperlakukan Informasi yang relevan dan terseleksi

d.      Adanya pengujian Pendahuluan

e.      Menyediakan Latihan dan dokimentasi tertulis bagi para operato dan pemakai system.

Beberapa kondisi yang harus diperhatikan jika pengawasan ini dapat berfungsi efektif, antara lain :

1. Pengawasan harus dikaitkan dengan tujuan, dan kriteria yang dipergunakan dalam sistem pendidikan, yaitu relevansi, efektivitas, efesiensi, dan produktivitas.
2. Sulit, tetapi standar yang masih dapt dicapai harus ditentukan. Ada dua tujuan pokok, yaitu : a. untuk memotivasi, dan b. untuk dijadikan patokan guna sebagai bahan perbandingan
3. Pengawasan hendaknya disesuaikan dengan sifat dan kebutuhan organisasi. Di sini perlu diperhatikan pola dan tata oorganisasi, seperti susunan, peraturan, kewenangan dan tugas-tugas yang telah digariskan dalam uraian tugas (job description)
4. Banyaknya pengawasan harus dibatasi. Artinya jika pengawasan terhadap karyawan terlampau sering, ada kecenderungan mereka kehilangan otonominya dan dapat dipersepsi pengawasan itu sebagai pengekangan. Dibeberpa segi dianggap bahwa pengawasn itu sedemikian ketatnya, sehingga karyawan cenderung mulai berfikir untuk melakukan pembelaan diri daripada berusaha menunjukkan prestasi kerja yang baik.
5. Sistem pengawasan harus dikemudi (steering control) tanpa mengorbankan otonomi dan kehormatan manajerial tetapi fleksibel, artinya sistem pengawasan menunjukkan kapan, dan di mana tindakan korektif harus diambil. Masalahnya pengawasan mempunyai implikasi emosional dan motivasional yang berhubungan dengan konsekuensi fungsional dan disfungsional.
6. Pengawasan hendaknya mengacu pada tindakan perbaikan, artinya tidak hanya mengungkap penyimpangan dari standar, tetapi  penyediaan alternatif perbaikan, menentukan tindakan perbaikan.
7. Pengawasan hendaknya mengacu pada prosedur pemecahan masalah, yaitu : menemukan masalah, menemukan penyebab, membuat rancangan penanggulangan, melakukan perbaikan, mengecek hasil perbaikan, mencegah timbulnya masalah yang serupa.